Regulamin Ogólnopolskiej Konferencji Symulacji Medycznej MedSim 2026

I. Informacje ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa, rejestracji, organizacji Ogólnopolskiej Konferencji Symulacji Medycznej MedSim 2026, (dalej „Konferencja”) oraz prawa i obowiązki jej uczestników.
2. Organizatorem Konferencji jest Uniwersytet Zielonogórski w Zielonej Górze - Centrum Symulacji Medycznej Collegium Medicum, zwany dalej „Organizatorem”.
3. Konferencja odbędzie się w dniach 15–16 września 2026 r.
4. Miejscem Konferencji jest Hotel Grape Town, Al. Wojska Polskiego 79
   65-762 Zielona Góra.
5. Uczestnikiem jest każda osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych (osoby pełnoletnie i nie ubezwłasnowolnione), która zgłosiła chęć udziału w Konferencji zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu (dalej: Uczestnik Konferencji).
6. Oficjalny serwis internetowy Konferencji dostępny pod adresem: medsim.uz.zgora.pl
   (dalej „Strona Konferencji”).
7. Udział w Konferencji jest możliwy wyłącznie po dokonaniu prawidłowej rejestracji, wniesieniu opłaty rejestracyjnej oraz otrzymaniu potwierdzenia rejestracji. Postanowienie nie dotyczy uczestników zaproszonych przez Organizatora.

II. Warunki uczestnictwa i rejestracji

1. Rejestracja na Konferencję jest obowiązkowa, odpłatna oraz ograniczona liczbą miejsc.
2. Rejestracji może dokonać Uczestnik Konferencji
3. Liczba miejsc na Konferencji jest ograniczona i wynosi 130 osób.
4. Postanowienia dotyczące obowiązku rejestracji, wniesienia opłaty rejestracyjnej oraz limitu miejsc nie dotyczą uczestników zaproszonych przez Organizatora.
5. O zakwalifikowaniu do udziału w Konferencji decyduje kolejność prawidłowo przesłanych zgłoszeń oraz wniesienie opłaty rejestracyjnej w terminie wyznaczonym przez Organizatora.
6. W przypadku wyczerpania liczby miejsc kolejne osoby zainteresowane Konferencją prosimy o kontakt bezpośrednio na adres mailowy: medsim@cm.uz.zgora.pl.
7. Zgłoszenia Uczestników Konferencji w celu potwierdzenia obecności odbywają się w godzinach wskazanych przez Organizatora. Godziny te będą udostępnione na oficjalnej stronie Konferencji. 

III. Zasady rejestracji

1. Rejestracja odbywa się wyłącznie za pośrednictwem formularza rejestracyjnego udostępnionego przez Organizatora.
2. Warunkiem skutecznej rejestracji jest podanie prawdziwych, aktualnych i kompletnych danych.
3. Przesłanie formularza rejestracyjnego jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
4. Po przesłaniu formularza Uczestnik Konferencji otrzyma potwierdzenie rejestracji drogą elektroniczną.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji zgłoszeń oraz odmowy rejestracji w przypadku nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
6. W przypadku wątpliwości lub pytań dotyczących procesu rejestracji kontakt z Organizatorem możliwy jest za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem e-mail: medsim@cm.uz.zgora.pl.

IV. Opłaty rejestracyjne

1. Udział w Konferencji jest odpłatny. Brak dokonania opłaty w wyznaczonym terminie może skutkować anulowaniem rejestracji.
2. Wysokość opłaty rejestracyjnej uzależniona jest od terminu rejestracji i wynosi:

a) do dnia 4 maja 2026 r. – 700 zł,

b) do dnia 5 lipca 2026 r. – 800 zł,

c) do dnia 31 sierpnia 2026 r. – 900 zł

3. O obowiązującej wysokości opłaty decyduje data rejestracji.

4. Opłatę rejestracyjną należy uiścić w terminie i formie wskazanej przez Organizatora po dokonaniu rejestracji.

5. Brak zaksięgowania opłaty w wyznaczonym terminie skutkuje anulowaniem rejestracji.

6. Płatności należy dokonać w formie przelewu bankowego na rachunek Organizatora:

- Bank Millenium S.A.

- numer rachunku bankowego: 85 1160 2202 0000 0002 8474 4132 

7. Płatności należy dokonać maksymalnie w terminie do 7 dni od daty rejestracji.

8. Brak wpłaty w terminie określonym przez Organizatora skutkuje anulowaniem zgłoszenia uczestnictwa.

9. Za datę zaksięgowania opłaty uznaje się datę wpływu opłaty w pełnej wysokości na rachunek bankowy Organizatora wskazany w niniejszym Regulaminie.

10. W tytule przelewu należy wpisać: „MedSim2026/imię i nazwisko uczestnika/data rejestracji”.

11. Opłata rejestracyjna obejmuje:

a) udział w wykładach, warsztatach oraz panelach dyskusyjnych,

b) materiały konferencyjne,

c) certyfikat uczestnictwa,

d) przerwy kawowe,

e) lunch w trakcie Konferencji

12. Certyfikat aktywnego uczestnictwa przysługuje osobom prezentującym wykład/sesję plakatową/warsztat etc. Odbiór certyfikatów odbywa się osobiście w punkcie rejestracji Uczestników Konferencji.

13. Udział w kolacji konferencyjnej nie jest objęty opłatą rejestracyjną. Kolacja stanowi usługę dodatkową. Chęć udziału w kolacji należy zgłosić na adres mailowy: medsim@cm.uz.zgora.pl do dnia 31.08.2026r. Organizator pośredniczy wyłącznie w przyjmowaniu zgłoszeń. Rozliczenie kosztów kolacji następuje indywidualnie przez Uczestnika Konferencji bezpośrednio z hotelem. 

14. Uczestnik Konferencji w terminie do 7 dni od zaksięgowania wpłaty otrzyma fakturę za opłatę rejestracyjną.

15. W celu wystawienia faktury Uczestnik Konferencji zobowiązany jest do podania w formularzu zgłoszeniowym następujących danych:

a) nazwa instytucji,

b) adres instytucji,

c) numer NIP.

V. Program i organizacja Konferencji

1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie Konferencji, w tym do zmian harmonogramu, prelegentów lub tematów wystąpień.
2. Aktualny program Konferencji będzie publikowany na oficjalnej Stronie Konferencji.
3. Udział w poszczególnych warsztatach wymaga wcześniejszego zapisu. Liczba miejsc na warsztaty jest ograniczona i określona na Stronie Konferencji w zakładce „Zapisy na warsztaty” (link)
4. Zmiany w programie nie stanowią podstawy do roszczeń ze strony Uczestników.
5. Organizator zastrzega, że wszelkie bieżące informacje dotyczące Konferencji, w tym zmiany w Regulaminie, harmonogramie, programie lub organizacji, będą przekazywane Uczestnikom Konferencji na adresy e-mail podane w formularzu zgłoszeniowym.

VI. Zasady uczestnictwa

1. Uczestnicy Konferencji zobowiązani są do przestrzegania postanowień Regulaminu.
2. Uczestnicy Konferencji zobowiązani są do zachowania zasad kultury osobistej oraz poszanowania innych uczestników i prelegentów.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy dalszego udziału w Konferencji osobie naruszającej porządek lub postanowienia Regulaminu, bez prawa do zwrotu opłaty rejestracyjnej.
4. Uczestnik Konferencji zobowiązany jest do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP oraz przepisów przeciwpożarowych obowiązujących na terenie obiektu, w którym odbywa się Konferencja.
5. Uczestnik Konferencji ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe z jego winy na terenie obiektu, w którym odbywa się Konferencja.
6. Uczestnicy Konferencji zgłaszający udział w Konferencji w charakterze prezentujących poster zobowiązani są do przesłania drogą elektroniczną na adres: medsim@cm.uz.zgora.pl w terminie do dnia zakończenia II tury rejestracji, tj. 05.07.2026r. , abstraktu wraz z afiliacją autora/autorów oraz biogramem autora prezentującego. 

VII. Rezygnacja i zmiany danych

1. Uczestnik Konferencji ma prawo do rezygnacji z udziału w Konferencji.
2. Rezygnacja powinna zostać zgłoszona Organizatorowi drogą elektroniczną na adres e-mail: medsim@cm.uz.zgora.pl 
3. Uczestnik Konferencji będący konsumentem ma prawo bez podania przyczyny, odstąpić od umowy udziału w Konferencji w terminie 14 dni od daty jej zawarcia. Do skutecznego odstąpienia wystarczające jest wysłanie przed upływem terminu odstąpienia, stosownego oświadczenia na adres poczty elektronicznej medsim@cm.uz.zgora.pl.
4. W przypadku rezygnacji po wskazanym terminie w punkcie 3. zwrot opłaty nie przysługuje.
5. Organizator zobowiązany jest do dokonania zwrotu opłaty w terminie 7 dni od daty potwierdzenia przyjęcia rezygnacji przez Organizatora. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pomimo złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy Uczestnik Konferencji będący konsumentem wziął jednak udział w Konferencji, zanim nastąpił zwrot płatności.
6. Organizator dopuszcza możliwość wprowadzenia zmian w danych rejestracyjnych po wcześniejszym kontakcie z Organizatorem za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem e-mail: medsim@cm.uz.zgora.pl 

VIII. Odpowiedzialność Organizatora

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy osobiste Uczestników zagubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z przyczyn niezależnych od niego, w tym działania siły wyższej.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu Konferencji w przypadku nagłych, niezależnych od Organizatora zdarzeń, w tym siły wyższej.
4. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn leżących po stronie Organizatora, Organizator niezwłocznie dokona zwrotu wniesionych przez Uczestników opłat na rachunek bankowy, z którego opłata została uiszczona.
5. W przypadku odwołania lub zmiany terminu Konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora, Uczestnikom Konferencji nie przysługuje prawo do zwrotu wniesionych opłat ani odszkodowania, w tym za ewentualne koszty usług dodatkowych zleconych Organizatorowi przez Uczestników Konferencji.

IX. Wizerunek uczestników

1. Konferencja może być rejestrowana w formie fotografii i nagrań wideo.
2. Udział w Konferencji jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na nieodpłatne wykorzystanie wizerunku Uczestnika w materiałach informacyjnych, promocyjnych i dokumentacyjnych Organizatora.

X. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych jest Organizator.
2. Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w celu realizacji procesu rejestracji oraz organizacji Konferencji.
3. Uczestnikom przysługują prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych, w tym RODO.

XI. Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie.
2. Regulamin obowiązuje od dnia jego opublikowania.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego Rzeczypospolitej Polskiej.

Przesłanie formularza zgłoszeniowego oraz udział w Konferencji są równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.